Lập Thạch, ngày 17 tháng 10 năm 2012

Buổi sáng của ngày thứ hai trong khóa tập huấn được mở đầu với Thánh Lễ rất sốt sáng tại Nhà thờ Giáo xứ Lập Thạch vào lúc 5 giờ sáng.

Trước khi bắt đầu buổi học, toàn thể thành viên trong khóa tập huấn đã cùng nhau chụp hình lưu niệm với đồng phục của Caritas.

Vẽ sơ đồ cơ cấu văn phòng chính là yêu cầu đầu tiên của giảng viên đối với các nhóm. Dựa trên kết quả thu được của bài tập này giảng viên đã triển khai bài giảng của mình đúng theo nhu cầu hiện tại của các Giáo phận. Một trong những nguyên tắc làm việc mà ít có người nhân viên văn phòng nào có thể nghĩ đến đó chính là nguyên tắc KISS. KISS ở đây chính là: Keep It Simple & Straight forward (Giữ nó đơn giản và thẳng tiến). Ngoài ra, người nhân viên văn phòng cũng cần phải thêm năm tiêu chí 5S đó chính là: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng.

Quản trị thời gian sao cho hợp lý cũng là một kỹ năng đã được giảng viên triển khai. Thứ tự ưu tiên của các công việc là một vấn đề rất quan trọng đối với người nhân viên văn phòng. Để có thể làm tốt công việc của người nhân viên văn phòng nói chung và người thư ký văn phòng nói riêng cũng cần phải học biết nói tiếng “không” khi chúng ta cần phải nói như thế. Tuy nhiên, nói tiếng không như thế nào và khi nào thì đó là một kỹ năng cần phải được trau dồi. Những vấn đề liên quan đến văn thư đã được trình bày một cách chi tiết từ việc quản lý, lưu trữ, quy trình kiểm duyệt văn thư đi, văn thư đến…

Giờ chiều được bắt đầu với một bài hát: “ghế ta mà ta không ngồi, trời ta mà ta không đứng, ta không ngồi, ta không đứng, ta không thuộc trời đất của ta. Ghế ta thì ta cứ ngồi, trời ta thì ta cứ đứng, ta cứ ngồi, ta cứ đứng ta luôn thuộc về trời đất ta.”  Một cách nào đó bài hát đã làm nóng lên không khí của khóa tập huấn.

Buổi chiều được tiếp tục bằng việc giảng viên triển khai việc cho bài tập thực hành soạn các loại hình văn thư và thầy giải đáp tất cả các thắc mắc liên quan đến văn thư, điện thư của các tham dự viên.

Ngày thứ hai của khóa tập huấn được khép lại với giờ kinh chiều tại hội trường vào lúc 5 giờ.