Nhật ký khóa Tập huấn Quản trị và Tổ chức văn phòng tại Giáo tỉnh Hà nội

  • Wednesday, 10:10 Date 24/10/2012
  • Lập Thạch ngày 16 tháng 10 năm 2012

    “Biển bao la cũng có khi dậy sóng

     Cuộc đời ta cũng có lúc thăng trầm

    Đường chông gai vất vả là đường tới thành công

    Đường hy sinh phấn đấu là đường tới thanh bình

    Cũng có lúc triều sóng đại dương dâng trào

    Cũng có lúc chịu đắng cay một mình

    Hãy phấn đấu vượt thắng khổ đau trong đời

    Sẽ có ngày cuộc đời mình được vinh quang”

     

    Bài hát được cất lên do Linh mục Giuse Trần Hưng Đạo chủ xướng như một lời khích lệ vươn lên cho từng thành viên, từng người đang cùng chung tay nối thành vòng tròn Caritas trên đất Việt.

    Chương trình nâng cao năng lực cho các nhân viên tại văn phòng Caritas các Giáo phận dưới sự tổ chức của Caritas Việt nam cộng tác với nhóm Liên Kết được tiếp tục với khóa Quản Trị và Tổ Chức Văn Phòng cho các nhân viên tại Giáo tỉnh Hà Nội và lần này được tổ chức tại Giáo xứ Lập Thạch, Giáo phận Vinh từ ngày 16 đến ngày 19 tháng 10 năm 2012. Đại diện Caritas Việt Nam và cũng là ban tổ chức khóa tập huấn trong khóa tập huấn này có sự hiện diện của Cha Giuse Lê Phú Quốc, nữ tu Maria Nguyễn Thị Xuân Dung, nữ tu Maria Nguyễn Kim Phượng. Nhóm liên kết có sự hiện diện Phêrô Bùi Ngọc Hiệp và chị Maria Nguyễn Thị Lệ Minh.

    Vào lúc 10 giờ 30 nữ tu Maria Xuân Dung đã chính thức khai mạc khóa tập huấn với lời kinh cầu xin Chúa Thánh Thần. Chị đã mượn lời của Đức Thánh Cha Bênêđictô trong thông điệp “Thiên Chúa là Tình Yêu” như lời mời gọi mỗi tham dự viên ý thức hơn sứ vụ mà chúng ta đang thực hiện: “Hội Thánh là gia đình của Thiên Chúa giữa trần gian, trong gia đình, không được phép có những người túng thiếu”.

    Anh Phêrô Bùi Ngọc Hiệp đại diện cho nhóm Liên Kết đã có đôi lời chào thăm toàn thể tham dự viên khóa tập huấn, đồng thời anh cũng lược qua chương trình tập huấn nâng cao năng lực cho nhân viên Caritas Giáo tỉnh Hà Nội trong năm 2013.

    Buổi khai mạc khóa tập huấn được khép lại với bữa cơm thân mật vào lúc 11 giờ 30 phút.

    13 giờ 30 phút

     

     

    “Xin tin yêu vào nơi Ngài là Đức Kitô…” là bài hát đã làm xua tan đi sự mệt mỏi, buồn ngủ cho tất cả các tham dự viên và đặc biệt là các tham dự viên đến từ các Giáo phận xa nhất của Giáo tỉnh Hà Nội.

    Thầy Giuse Phạm Quang Thùy bắt đầu bài giảng của mình bằng khảo sát rất nhanh, nhỏ, gọn. Mỗi nhóm nêu lên 3 khó khăn tại văn phòng Caritas của Giáo phận mình và 3 mong muốn cho Giáo phận mình. Kết quả thu được cũng phần nào nói lên được những khó khăn đang tồn tại nơi các văn phòng Caritas các Giáo phận. Hiểu được nhu cầu thực tế này nên Caritas Việt Nam đã cùng với Nhóm Liên Kết lên chương trình tiếp tục nâng cao năng lực cho nhân viên trong những năm tới.

    Mặc dù khó khăn như thế nào đi nữa nhưng vai trò của người thư ký văn phòng nói chung và đặc biệt là thư ký văn phòng Caritas Giáo phận nói riêng được ví như trái tim của cơ thể con người vậy. Chính vì đóng một vai trò như thế nên nhất thiết phải có những tiêu chí nhất định để tuyển dụng nhân sự cho vai trò này. Đây chính là vấn đề được đưa ra để thảo luận tại các nhóm.

    Người thư ký văn phòng nói riêng và vấn đề quản trị hành chánh văn phòng nói chung luôn cần có những người đáp ứng được 3 tiêu chuẩn ASK: A (attitude): thái độ, S (skills): kỹ năng và K (knowledge): kiến thức. Để làm được công việc quản trị văn phòng cũng như các lãnh vực khác, chúng ta phải tuân theo một quy trình nhất định đó chính là PDCA: P (plan): kế hoạch, D (do): làm, C (check): kiểm tra và A (act): điều chỉnh. Khi làm bất cứ một công việc gì cũng như khi cần phải đưa ra một quyết định, người nhân viên văn phòng cần phải trả lời cho được các câu hỏi what, how, where, when, why, how một cách hợp lý. Mục tiêu của công việc chúng ta thực hiện cũng phải thỏa mãn các tiêu chí SMART đó chính là: cụ thể (Specific); có thể đo lường được (Measurable); có thể đạt được (Achievable); thích đáng (Relevant) và cuối cùng là có hạn định thời gian (Time-bound).

    Ngày đầu tiên của khóa học được khép lại với Thánh Lễ thật sốt sắng tại Giáo xứ Lập Thạch với sự tham gia rất đông của giáo dân và thiếu nhi trong Giáo xứ.

    Most viewed news